Il cambiamento è un fenomeno ricorrente nella nostra esperienza, sia personale che di vita aziendale.
Ciononostante, non solo non siamo avvezzi al cambiamento, ma di solito, più o meno consapevolmente, cerchiamo di opporgli resistenza: questo perché cambiare è faticoso e rompe ritmi ed equilibri che ormai sono entrati a far parte delle nostre abitudini.

Questo articolo è frutto delle esperienze e delle osservazioni effettuate nella gestione di molti incarichi.
Le indicazioni fornite configurano un processo ideale, applicabile a tutti i progetti di cambiamento, indipendentemente dalla loro portata e dalle dimensioni aziendali.
Non sempre si renderà necessario adottare tutti gli accorgimenti elencati: saranno il buon senso e l’esperienza a suggerire quelli opportuni.
Un’indicazione generale per il manager consiste nel combinare cambiamenti importanti, che richiedono tempo, con altri i cui risultati si possano vedere rapidamente, tenendo sempre alta la tensione del personale verso l’obiettivo finale: non va mai dimenticato che il cambiamento più efficace è quello meno doloroso.

I principali fattori che concorrono a far superare la resistenza al cambiamento sono tre: il coinvolgimento del personale, la comunicazione e il project management.

Il coinvolgimento del personale
I progetti sono gestiti dalle persone, che, a seconda del loro livello di coinvolgimento, determinano il successo o l’insuccesso di qualsiasi iniziativa. Di frequente però nelle aziende si tende a dimenticare o non tenere nella giusta considerazione questo elemento.
Infatti, mentre le organizzazioni sono solitamente molto attente a verificare che i propri piani di sviluppo siano in sintonia con la realtà tecnologica e finanziaria, spesso sottostimano l’importanza di adeguare la scelta e lo sviluppo delle risorse umane alle strategie. I costi di questo modo di operare, economici per l’azienda e psicologici per l’individuo, sono rilevanti.

Per fare in modo che il personale non ostacoli il raggiungimento degli obiettivi prefissati, ma anzi lo faciliti, occorre saperlo gestire, in primo luogo scegliendo le persone giuste.
È dunque necessario valutare attentamente attitudini, personalità e potenziale delle persone chiave, chiarendo cosa ci si aspetta da chi deve svolgere un determinato ruolo, se le sue caratteristiche lo rendono idoneo a soddisfare le aspettative e attraverso quali accorgimenti lo si debba gestire.
Per farlo esistono sul mercato alcune metodologie, dotate di solidi fondamenti scientifici e supportate da strumenti informatici, che consentono di effettuare queste valutazioni con precisione e con soddisfazione degli interessati.
Il fatto che l’azienda dimostri di dedicare tempo e risorse alla valutazione condivisa delle caratteristiche personali dei singoli, è di per se stesso un importante fattore di motivazione in progetti di riorganizzazione delle forze di vendita e di ristrutturazione organizzativa.

Anche le persone giuste, però, per sentirsi coinvolte, devono essere informate sugli obiettivi da raggiungere, su i loro livelli di autonomia, con chi devono interagire e in che modo, e sull’andamento del progetto.
Questo si ottiene comunicando e adottando gli accorgimenti illustrati nel paragrafo dedicato al project management.

La comunicazione
La comunicazione avviene attraverso le parole e i comportamenti, che non devono mai essere in contraddizione o disattesi.

Occorre comunicare tutte le volte che avviene o sta per avvenire un cambiamento significativo o avente impatto organizzativo e quando si devono dare aggiornamenti su un progetto a suo tempo illustrato.
Per essere efficace, la comunicazione va fatta non appena si è assunta una decisione o è accaduto un fatto.
Più importante è una decisione, più il fatto è rilevante, più devono essere comunicati senza indugi: sappiamo tutti quanto siano deleteri i "rumors", che siano fondati o meno.

In particolare quando si tratta di cambiamenti, il personale ha sempre curiosità e domande alle quali sarebbe bene dare risposta: è per questo che alla comunicazione scritta, che è impersonale e non consente l’interattività, è da preferire l’interazione orale.
La soluzione migliore è l’effettuare uno o più incontri nei quali la Direzione illustra la situazione e le prospettive, seguiti da periodici aggiornamenti.
Se lo stile aziendale non prevede riunioni di questo tipo, almeno dei tempestivi comunicati scritti si rendono necessari.

È molto importante anche stabilire a chi comunicare.
Di solito è sufficiente coinvolgere i primi due livelli dalla struttura, ma si dovrebbe instaurare in azienda la consuetudine di effettuare incontri di questo tipo ai diversi livelli, in modo che tutti siano informati e coinvolti.
A seconda della complessità e articolazione dell’organigramma, sarà cura dei responsabili informare i propri collaboratori.
Non bisogna dimenticarsi di avvisare le Organizzazioni Sindacali: è un atto sempre molto apprezzato, che può aiutare a stabilire e mantenere buone relazioni e a garantire il successo delle diverse iniziative.

Dicevamo che si vince la resistenza al cambiamento se, oltre a scegliere le persone giuste, le si coinvolge, comunicando efficacemente con loro e adottando le soluzioni organizzative di gestione dei progetti che sono illustrate nel prossimo paragrafo.

Il project management
Il primo passo da effettuare quando si realizza un progetto è determinare il ruolo dei singoli assegnando obiettivi chiari, condivisi e, tutte le volte in cui è possibile, misurabili.
A questo riguardo, se è compatibile con le politiche aziendali, sarebbe opportuno inserire questi obiettivi in un progetto di MBO "Management By Objectives", che fornisce un ulteriore elemento di motivazione: quello economico.
È importante anche creare un senso di urgenza, che troverà riscontro nella frequenza con cui verranno effettuate le verifiche dell’avanzamento, da affidare ad un Comitato Guida, che dovrebbe rappresentare tutte le funzioni aziendali interessate al progetto.
Scopo del comitato è di gestire i problemi che possono ostacolare il buon andamento del progetto, sviluppare lo spirito di gruppo e il senso di appartenenza.

Diventa particolarmente significativa la figura del Capo Progetto, di cui occorre ufficializzare la nomina, i compiti e le deleghe; il suo ruolo è di garantire l’attuazione di tutte le iniziative per gestire il cambiamento e predisporre i report per monitorare i passi verso il risultato finale.
Fondamentale a questo riguardo è il controllo dell’avanzamento e la predisposizione di eventuali azioni correttive in collaborazione con la Direzione.
Un utile accorgimento per tenere alta la motivazione è il pianificare traguardi intermedi, di cui "celebrare" il raggiungimento, consolidando poi i risultati ottenuti.

IT316A - Esperto in Organizzazione, Risorse Umane e General Management
Prima di dedicarsi alla consulenza si è occupato di progetti complessi relativi a riorganizzazione, gestione del cambiamento, fusioni e terziarizzazioni...